職場改善活動の一環として、従業員に調査結果を共有する場合に、重要となるポイントを以下に記載しておりますので、ぜひ参考にしてください。
１．まず、結果を共有する目的を再確認しましょう
調査の結果で良好な点、改善が必要な点を確認し、組織改善のために何ができるかを議論することで、
積極的・主体的に取り組んでいただくことが目的です。
また、自身の回答が組織改善に反映されることを従業員が理解することで、調査への回答率も上げることができます。
＜注意点＞
・数値を上げることが目的とならないように注意しましょう
・「犯人探し」をすることが目的ではありません
２．管理職の皆さんが結果を理解しましょう
まずは管理職の皆さんが結果を理解することが大切です。
管理職の皆さんが調査結果を理解していないと、従業員からは「自分の上司は組織の状態や、自分の回答に興味がないのか…」と思われてしまったり、その後の調査回答への意欲がそがれるだけでなく、管理職の皆さんへの不信感につながったりする可能性があります。
毎回の調査結果を確認し、各因子の数値から組織の状態を理解するようにしましょう。
※『結果の見方と活用のポイント』を解説した資料もご用意しております。
ファイルはこちらよりダウンロードできます。
３．従業員の意見を聞く前に決めましょう
従業員に結果を共有して意見を聞く前に、どのように結果を共有するかを決めましょう。
例）
・具体的な数値を見せる場合は、自組織の結果を画面で共有して見せるようにする。
・数値は見せず、気になる因子のみに着目する場合は、「目標・役割の指示」のスコアが低下していますが、何か考えられることはありますか？と伝える。
具体的にどのように意見を聞くかを決めておきましょう。
また、頻度はお客様の設定によってさまざまですが、回次毎に共有される粒度が異なると、「何か意図があって今回は結果を隠しているのか？」などと邪推されてしまうかもしれません。そのため、共有の方針はあらかじめ定めておき、回次ごとに一貫した形式・粒度で情報を提示することが望ましいでしょう。
４．従業員の意見を聞きましょう
どのように結果を共有するか決めたら、
今回の結果の背景となっている従業員の意見を聞きましょう。
意見をすぐに出すことが苦手な方もいますので、事前に考えを整理する時間を設けると良いかもしれません。
＜注意点＞
・上司が一方的に自分の意見を伝えるのではなく、メンバーの意見を聞くように注意してください。
・従業員が出した意見に対して、否定的なコメントをしないようにしましょう。
５．課題を決めましょう
従業員から出た意見をもとに、組織の課題が何かを全員で話し合いましょう。
管理職の皆さん自身の意見も大切ですが、自身の意見ばかり主張せず、組織の従業員全員の意見を聞くように心がけましょう。
また、ただ羅列するだけでなく、出てきた意見を分類したり、整理することで議論を効率的に進めていきましょう。
＜注意点＞
・誰か一人の意見だけで議論が進行しないよう注意してください。
内容によっては「結局いつもあの人の意見ばかりが優遇される…」といった印象を持たれないようにしましょう。
６．アクションを検討しましょう
全員で話し合った課題に対して、どのような改善活動（アクション）を行うかを決めましょう。
特段課題が見られない場合は、より良い組織にしていくために何ができるかを考えましょう。
改善活動を決める際は、具体的な行動に落とし込むと全員の認識が統一しやすいです。
例）「元気に挨拶しましょう」よりも「挨拶をするときは相手の目を見てしましょう」
＜注意点＞
・なるべく具体的な内容に落とし込むようにしましょう。
・課題を「なくす」のではなく、「改善」することを目指しましょう。
７．継続しましょう
改善活動は、やりっぱなしにせず、その後組織がどのように変化したかを確認することが大切です。
本ページの２～６を繰り返し継続して、PDCAサイクルを回していきましょう。
次の議論の場では、今回決めたアクションを行った結果についても併せて意見を聞き、
どのような頻度で結果を確認したり、議論の場を設けたりするか、明確にしておきましょう。